Van Statenvoorstel tot Omgevingsverordening, van GS-besluit tot Kamerbrief.Open-by-design schrijven, ontwikkeld met een provincie.
Provinciale Staten vergaderen elke paar weken, GS wekelijks. Daarachter zitten Statenvoorstellen, Statenmededelingen, verordeningswijzigingen, beschikkingen en Kamerbrieven, elk met eigen juridische, politieke en Woo-gevoelige dimensies. UTF.ai ondersteunt beleidsmedewerkers, juristen, communicatieadviseurs en de griffie tijdens het schrijven, in co-creatie ontwikkeld met Provincie Zuid-Holland.
De uitdagingen die elke provincie herkent.
Van de PS-vergadercyclus en Woo-stijging tot stikstof- en PFAS-dossiers onder juridisch vergrootglas: provincies hebben een hele andere documentwerkelijkheid dan gemeenten. Deze zes spelen in elke provincie.
De documentmachine van PS en GS
Provinciale Staten vergaderen elke drie tot vier weken, GS wekelijks. Elke vergadering produceert Statenvoorstellen, Statenmededelingen, beantwoording van art. 179-vragen en GS-besluitenlijsten. Allemaal met verplichte paragrafen, strikte formats en politieke lading.
Woo-verzoeken stijgen met 15%
Volgens IPO (2024) zijn Woo-verzoeken bij provincies gemiddeld 15% gestegen. Meerdere provincies melden expliciet capaciteitstekort bij hun Woo-coördinatoren. Elk stukje inter-bestuurlijke correspondentie kan onderdeel worden van een dossier.
Stikstof en PFAS onder juridisch vergrootglas
Sinds de Raad van State-uitspraak van december 2024 ligt natuurvergunningverlening grotendeels stil. Organisaties zoals MOB dagvaarden provincies per dossier. Elke brief, beschikking of Statenvoorstel wordt potentiële dossierstof in een rechtszaak.
Toezichthouder én vergunningverlener
Provincies schrijven IBT-brieven richting colleges van B&W (financieel toezicht, huisvesting, archief) én beschikkingen aan bedrijven (Wabo, Bal, natuur). Twee juridisch zware stromen, beide bezwaargevoelig. Een rol die gemeenten simpelweg niet kennen.
Omgevingsverordening wijzigt gemiddeld elke 18 maanden
Sinds de Omgevingswet (1-1-2024) werken provincies in een continue herzieningscyclus: partiële wijzigingen, nota's van zienswijzen, toelichtingen en Statenbesluiten. Consistentie over versies en begrijpelijke toelichtingen zijn een terugkerend kwaliteitsprobleem.
Schrijven naar Den Haag en Brussel
Via IPO en individueel sturen provincies Kamerbrieven, position papers, zienswijzen op rijksconsultaties (NPLG, RES, Klimaatnota) en bestuurlijke reacties. Deze stukken worden gelezen door Kamerleden, ministers en media. Fouten worden politiek.
Schrijfkader: open-by-design in Word.
Schrijfkader is de Word add-in van UTF.ai die elk document tijdens het schrijven controleert op jullie huisstijl, B1-taalniveau, Woo-criteria en documentsoort-specifieke regels. Geen nieuwe systemen, geen legacy-vervanging.
Feedback tijdens het schrijven, niet erna.
Terwijl een beleidsmedewerker aan een beleidsnota of verordening werkt, geeft Schrijfkader suggesties via opmerkingen in de kantlijn. Net zoals een collega dat zou doen — alleen dan direct, consistent en 24/7. Jullie team houdt altijd de regie: elke suggestie kan geaccepteerd of genegeerd worden.
- Documentsoort-specifieke regels: Statenvoorstel, Statenmededeling, beantwoording art. 179-vragen, Omgevingsverordening-wijziging, natuurbeschikking, IBT-brief, Kamerbrief
- Verplichte paragrafen automatisch gecheckt (Financiële consequenties, Juridisch kader, Risico's, Communicatieparagraaf)
- Realtime Woo-check aan de hand van art. 5.1 Woo-criteria
- B1-taalniveau en bestuurlijke toon per doelgroep (Staten, inwoner, Rijk, bedrijf)
- Uitleg bij elke suggestie — bouwt Woo- en Omgevingswet-bewustzijn in het team
Het Woo-kader: gebouwd met een provincie, voor provincies.
Woo-verzoeken bij provincies stijgen gemiddeld met 15% per jaar (IPO, 2024). Tegelijk blijft de capaciteit van Woo-coördinatoren gelijk of neemt af. Het Woo-kader is een module binnen Schrijfkader, ontwikkeld met het Woo-team en juristen van Provincie Zuid-Holland, om die druk voor te zijn in plaats van te corrigeren.
Open by design
Woo-proof schrijven tijdens het opstellen, niet achteraf corrigeren en lakken.
Ontlast de Woo-coördinator
Minder individuele reviews op stukken, meer tijd voor échte Woo-verzoeken en beroepsprocedures.
Meer uniformiteit
Consistente communicatie en Woo-benadering over communicatie, beleid en juridisch heen.
Co-creatie
Praktijkgetoetst door beleidsmedewerkers die dagelijks met Woo werken.
Controle over jullie taalniveaus.
Een Statenmededeling vraagt om andere taal dan een inwonerbrief. Een interne risicoanalyse om weer andere. Schrijfkader ondersteunt alle CEFR-niveaus van A1 tot C2, en jullie bepalen per documentsoort welk niveau geldt — inclusief eigen jeukwoorden en toegestane vaktermen. Geen jarenlange herschrijfoperaties meer zonder kader.
A1 tot C2 ondersteund
Alle Europese taalniveaus (CEFR). Van heel eenvoudig tot academisch, zodat elk document past bij wie het leest.
Per documentsoort instelbaar
Inwonerbrieven op B1, Statenvoorstellen op B2, interne nota's op C1. Jullie bepalen wat bij welk stuk past.
Eigen jeukwoorden
Leg vast welke woorden niet bij jullie passen. "Implementeren", "faciliteren", "integraal": wat jullie willen weren, markeren we direct bij het schrijven.
Goedgekeurde vaktermen
Soms moet "Wabo" gewoon Wabo blijven. Jullie lijst met toegestane termen wordt altijd gerespecteerd.
De provincie die het Woo-kader mee bouwde.
Provincie Zuid-Holland is de co-ontwikkelpartner van het Woo-kader. Samen met hun Woo-team en juristen bouwden we een oplossing die écht aansluit op hoe provincies dagelijks met Woo, beleid en communicatie werken.
Van Woo-achteraf naar Woo-by-design.
Samen met het Woo-team en juristen van Provincie Zuid-Holland ontwikkelden we het Woo-kader: een module binnen Schrijfkader die beleidsmedewerkers realtime feedback geeft op Woo-criteria tijdens het schrijven. Minder reviewrondes door juristen, meer Woo-bewustzijn in het team, en Statenstukken en beschikkingen die van begin af aan open-by-design zijn opgesteld.
Eén oplossing, vier rollen die dagelijks schrijven.
De dagelijkse schrijfwerkelijkheid van een Statenadviseur verschilt van die van een omgevingsjurist. Schrijfkader wordt per rol en documentsoort ingericht, zodat elke gebruiker feedback krijgt die past bij zijn of haar werk.
Beleidsadviseur
Statenvoorstellen, Statenmededelingen en beleidsnota's op RO, Natuur, Mobiliteit, Energie of Landelijk Gebied. Schrijfkader bewaakt format, verplichte paragrafen en politieke toon.
Juridisch adviseur
Natuurbeschikkingen, Wabo/Bal-vergunningen, bezwaarbeslissingen en IBT-brieven naar gemeenten. Woo-criteria en Awb-motivering automatisch gecheckt.
Statengriffie
Amendementen, moties, onderzoeksrapporten van de Rekenkamer en notities aan PS-fracties. Ondersteuning voor de griffier en Statenadviseurs, los van GS-processen.
Communicatie & woordvoering
Persberichten, Kamerbrieven, position papers en woordvoeringslijnen voor de Commissaris en gedeputeerden. Bestuurlijke toon en B1 voor inwonercommunicatie in één kader.
Concrete voordelen voor jullie organisatie.
Wat Provincie Zuid-Holland in de praktijk ervaart, en wat elke provincie met soortgelijke documentstromen kan verwachten.
Woo-by-design vanaf het toetsenbord
Persoonsgegevens, gevoelige passages en openbaarmakingsrisico's worden al tijdens het schrijven gemarkeerd. Minder lakwerk achteraf, snellere afhandeling van Woo-verzoeken.
Juridische ontlasting
Woo-coördinatoren en juristen worden significant minder aangesproken voor document-reviews die om toon, structuur of openbaarheid gaan.
Consistentie over de Omgevingsverordening-cyclus
Partiële herzieningen elke 18 maanden vragen om consistentie over versies. Schrijfkader bewaakt terminologie, structuur en toelichtingen over iedere wijziging heen.
Begrijpelijk voor Staten, bedrijf én inwoner
Een Statenvoorstel over stikstof wordt gelezen door Statenleden, belangenorganisaties, agrariërs en inwoners. Realtime toon- en B1-check maakt het voor alle doelgroepen navolgbaar.
Ondersteunend, nooit vervangend
Beleidsmedewerkers, juristen en de griffie houden altijd de regie. Schrijfkader geeft suggesties met uitleg, geen automatische besluiten.
Klein beginnen, veilig opschalen
Start met één documentsoort, bijvoorbeeld Statenvoorstellen of natuurbeschikkingen. Valideer, leer en breid uit naar IBT-brieven en Kamerbrieven. Werkt direct in Word, geen legacy-vervanging.
Ontwikkeld voor provinciale IT-kaders.
Voldoet aan de standaarden die jullie CISO, FG en concerncontroller willen zien.
AVG-compliant
Data in eigen omgeving, DPIA beschikbaar, standaard verwerkersovereenkomst.
Compliant met overheidsinkoop
Aansluitend op GIBIT en de standaard verwerkersovereenkomsten die provinciale CISO's en FG's hanteren.
AI Act ready
Ingericht op de transparantie- en toezichtseisen van de EU AI-verordening.
Nederlandse servers
Data blijft binnen Nederland. Geen doorgifte naar derde landen.
Klaar om als volgende provincie open-by-design te schrijven?
In 45 minuten laten we zien hoe Provincie Zuid-Holland het Woo-kader gebruikt voor Statenstukken, beschikkingen en IBT-brieven. We vertalen dat naar jullie eigen documentstromen, of jullie nu bezig zijn met een partiële herziening van de Omgevingsverordening, een stikstofdossier of een Kamerbrief. Geen verkooppraatje, wel concrete inzichten.