Documentkwaliteit borgen vanaf het eerste woord.
Elke organisatie heeft schrijfregels, huisstijlgidsen en kwaliteitsnormen. Schrijfkader zorgt dat die standaard automatisch wordt toegepast bij elk document, door elke medewerker. Minder reviewrondes, consistente kwaliteit en begrijpelijker communicatie naar inwoners.
Plan een kennismakingVier pijlers van documentkwaliteit.
Documentkwaliteit klinkt abstract. In de praktijk draait het om vier concrete zaken die voor elke overheidsorganisatie spelen.
Regels per documentsoort
Een raadsvoorstel heeft andere verplichte onderdelen dan een beschikking of een handhavingsbrief. Documentkwaliteit begint met een aanpak die het verschil kent en zich aanpast aan het type document.
Verplichte onderdelen
Motivering, juridisch kader, rechtsmiddelenclausule, communicatieparagraaf: elk documentsoort heeft onderdelen die erin moeten zitten. Documenten waarin iets ontbreekt komen niet ongemerkt de deur uit.
Huisstijl, jeukwoorden en vaktermen
Jullie organisatie bepaalt welke woorden wel en welke juist niet gebruikt mogen worden. Goedgekeurde vaktermen blijven staan, jeukwoorden vallen op. Consistente tone of voice over alle afdelingen heen.
Taalniveau per documentsoort
Een brief aan een inwoner hoort op B1. Een interne rapportage vraagt om C1. Documentkwaliteit betekent dat het taalniveau past bij wie het document leest, per documentsoort. Begrijpelijk waar het moet, precies waar het nodig is.
Wat documentkwaliteit oplevert.
Minder reviewrondes
De vorm van een document klopt al voordat het bij de reviewer ligt. Reviewers kunnen zich richten op de inhoud, niet op toon, taal en structuur.
Consistentie over alle medewerkers
Of iemand nu 20 jaar ervaring heeft of net begint: dezelfde regels gelden, dezelfde feedback komt. Kwaliteit hangt af van het kader, niet van de persoon.
Nieuwe medewerkers sneller productief
Starters en zij-instromers leren de schrijfstandaard van de organisatie terwijl ze hun werk doen. Geen extra inwerktijd van senior collega's nodig.
Begrijpelijker voor de lezer
Documenten komen aan bij wie ze leest. Dat verlaagt het aantal bezwaren, telefoontjes en vragen die eigenlijk gaan over onduidelijke taal.
Benieuwd hoe documentkwaliteit er voor jullie organisatie uitziet?
In 45 minuten bespreken we welke resultaten andere overheidsorganisaties met Schrijfkader behalen op jullie soort documenten. Geen verkooppraatje, wel concrete inzichten.